Política de viagens corporativas

A política de viagens corporativas é essencial de modo a qualquer empresa qual preza pelo controle do custos e identicamente conjuntamente pelo conforto e segurança do seu colaborador.
Deter ESTES processos do viagens natural definidos otimiza rotinas, garante de que ESTES gestores possam controlar ESTES gastos e que os colaboradores cumpram as regras.
Ainda Nesse caso, é preciso qual a política do viagens faça Parcela do dia a POR DIA de quem realiza as viagens e de que este engajamento garanta o cumprimento DE regras da empresa.
Pensando nisso, criamos 1 artigo completo para te auxiliar na criaçãeste da política de viagens corporativas. Continue usando a leitura e entenda este conceito e o passo a passo de modo a construir e aplicar ESTES processos da política do viagens na tua empresa!
O de que é e qual a importância por uma política de viagens corporativas?
A política por viagens corporativas é um documento onde se estabelecem as diretrizes para este processo do viagens corporativas do uma empresa. Possui tais como objetivo aumentar este compliance e controle por custos utilizando viagens, além por prevenir erros em registros por despesas e orientar os colaboradores em deslocamento.
Na política são descritos ESTES procedimentos de modo a a realizaçãeste do viagens representando a empresa. A partir de este processo de solicitação do serviços de viagem, às normas por valores de despesas e prestações por contas.
Este Espécie por documento é crucial para que colaboradores saibam saiba como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, que por sua vez garante a segurança e bem-estar do colaborador.
Por que ter uma política de viagens corporativas bem definida?
Você possui ideia do quanto sua própria empresa gasta em viagens corporativas? Esse Género por controle nãeste é mal importante tais como essencial para a saúdo financeira de um Empreendimento.
Mesmo que viagem para fechar 1 contrato, para prestar 1 serviço, de modo a participar por um treinamento ou destemido compromisso corporativo, deter uma previsãeste por gastos e a certeza do qual os reembolsos Seroada feitos dentro Destes padrões Pode vir a, inclusive, reduzir custos desprovido deixar o conforto do lado ou diminuir este número de viagens.
A política do viagens corporativas entra como uma ESTILO de padronizar processos e procedimentos. Assim sendo, todo o fluxo da viagem, desde a adquire das passagens e a escolha do hotel até a prestação por contas, é realizado com amplamente mais assertividade.
Vale lembrar de que a política deve fazer sentido usando as necessidades da empresa e por seus colaboradores. 1 equilíbrio entre controle do gastos e Duty of Care.
Utilizando este tempo, a política do viagens vai manter-se enraizada e trará muitos retornos positivos para todos quando o assunto é viagem corporativa.
Este qual uma política de viagens corporativas precisa ter?
Uma política do viagens corporativas serve de modo a comunicar as regras definidas pela sua própria empresa. De modo a qual esta comunicação seja efetiva, é necessário que ao escrevê-la você leve em consideração de modo a quem você está falando.
Assim sendo, de modo a evitar a má interpretação das regras e este baixo engajamento, a tua política do viagens deve ser objetiva, deter regras mensuráveis e estar alinhada à cultura da empresa.
A ideia é qual nosso documento se conecte aos seus colaboradores e não mesmo que alheio ao dia a POR DIA do viajante. Por isso tenha os pontos em mente:
• Crie categorias e orçamentos claros: Os funcionários precisam saber quanto é permitido e em quais classes por despesas eles podem gastar;
• Mesmo que realista: A reduçãeste por custos é fundamental para seu programa do viagens, contudo do nada adianta definir tetos do gastos baixíssimos se nãeste é viável praticá-los;
• Mantenha simples: Seus colaboradores precisam ter autonomia de modo a responder às próprias perguntas, então mesmo que breve e objetivo. Descreva ações em formato do passo a passo e regras em tópicos rápidos;
• Atualize frequentemente: Saiba como qualquer processo na sua empresa, certifique-se do de que é responsabilidade do algué especialmentem validar se os membros da equipe estão usando a política e tais como Pode vir a ser melhorado.
• Crie uma política orientada à digitalizaçãeste: Garanta que a sua política de viagens possa ser aplicada em softwares por gestão de viagens, os OBTs. Estas soluções são grandes aliadas para sua própria gestão, é importante de que a política possa ser adaptada para outros meios além do documento do papel (ou PDF.).
⇒ Leia também: 3 dicas de modo a atualizar seu programa do viagens corporativas
Passo a passo para criar uma política do viagens corporativas
Uma excelente política do viagens corporativas é pensada de modo a de que os colaboradores entendam e estejam engajados. Só Assim sendo ela fará sentido e será colocada em prática por todos.
Presentemente de que você já sabe a importância do deter uma política do viagens corporativas natural definida, chegou a hora por conferir este passo a passo de modo a aplicar na sua própria empresa.
• Etapa 1: Levantamento de dados;
• Etapa 2: Perfil dos viajantes e as políticas;
• Etapa 3: Orçamento por viagens;
• Etapa 4: Definindo as regras da política de viagens;
• Etapa 5: Definição dos processos por solicitaçãeste, aprovaçãeste e prestação de contas;
• Etapa 6: Segurança e natural-manter-se;
• Etapa 7: Comunicaçãeste da política.
Confira cada uma DE etapas de maneira detalhada abaixo:
Etapa 1: Levantamento por dados
Previamente do arregaçar as mangas e começar a escrever a sua política de viagens, vamos dar 1 passo atrás e envolver todos ESTES stakeholders neste processo.
As viagens corporativas são uma necessidade transversal em muitas empresas. Ou mesmo que, muitos setores têm interesse no resultado das políticas e processos do viagem.
Crie um comitê multidisciplinar na sua empresa de modo a discutir a política do viagens. Variados perspectivas enriquecem o documento e farãeste utilizando de que ele atenda de forma integral às necessidades de todos ESTES envolvidos.
Aprecie certos perfis que podem vir a ser convidados de modo a a discussão:
• CEO: Responsável pela visãeste estratfoigica do negócio, é importante que a tua visão seja incluída pelo processo, para que a política atenda às obrigatoriedade da empresa;
• CFO ou Gerente Financeiro: Os gastos de viagem comumente sãeste o segundo maior custo por diversas empresas, é imprescindível que a política leve esta perspectiva em consideraçãeste;
• Recursos humanos: Desprovido o viajante nenhuma viagem acontece, não é precisamente? Este bem-manter-se, segurança e satisfação dos colaboradores é essencial de modo a que este objetivo das viagens mesmo que atingido;
• Lideranças das áreas de Empreendimento interessadas: Quais ESTES setores que mais viajam na sua empresa? Traga ESTES gestores destas áreas de modo a a discussãeste, eles poderão informar quais as principais demandas e objetivos nas viagens;
• Travel Manager: A pessoa ou setor responsável através gestãeste DE viagens precisará garantir o cumprimento das políticas e a eficácia por todo este programa de viagens, assim sendo é importante de que participe desta construção;
• Viajantes frequentes: Este viajante está na ponta do processo e será ele de que deverá cumprir a política por viagens. Sua própria visão poderá demonstrar quais os gaps e insuficiências do processo atual e as principais dificuldades em as viagens. Nosso feedback é extremamente importante.
O levantamento por dados orientará a criação DE políticas. Nesta fase é importante reunir dados históricos das viagens já realizadas saiba como: mfoiPOR DIA de gastos, MODOS do despesas mais utilizados, tipos do serviçESTES, quais os setores de que mais viajam na empresa, principais destinos e viajantes, entre outros dados.
Etapa 2: Perfil Destes viajantes e as políticas
Diferentes perfis do viajante pedem diferentes políticas do viagem.
É comum qual, exatamente com uma política do viagens definida, certos grupos por viajantes tenham benefícios multiplos de outros da mesma empresa. 1 exemplo simples é a diretoria em relaçãeste às demais áreas.
Estes casos acabam a ser tratados como exceções à regra. Porém se uma exceçãeste é recorrente, automaticamente perde o feição por exceção e usando isso perde-se este controle.
Por isso, nãeste possua medo de produzir políticas diferentes por pacto usando este perfil dos grupos por viajantes. Isto simplificará o controle e aumentará a adesãeste às políticas, mais alinhadas às necessidades reais dos colaboradores.
Este retrato do viajante Pode vir a ser identificado na fase de levantamento do dados e construído utilizando base muitos critérios, tais como:
• Setor;
• Cargo ou funçãeste;
• Benefícios específicos;
Além do retrato Destes viajantes, é necessário compreender qual o perfil do Empreendimento da tua empresa.
Este foco DE AS SUAS viagens é com objetivos comerciais, que podem possibilitar ser planejados usando elevado antecedência ou este objetivo é atender clientes em manutençãeste de equipamentos, por exemplo, e tem menos antecedência?
As propriedades do seu Empreendimento Seroada relevantes de modo a definir as normas por viagem por seus colaboradores.
Etapa 3: orçamento de viagens
O orçamento destinado às viagens da sua empresa é uma informação importantíssima para a construção das regras de viagem e poderá ser definido globalmente, para toda a companhia, dividido por área do negócio ou por Espécie por despesa.
Este nível por detalhamento dependerá da política orçamentária da tua empresa, mas será preciso qual este processo de gestãeste por serviços e despesas de viagens dê apoio ao rateio destes custos.
Para além disso, a Sentido das regras de despesas deve ser orientada a cumprir ESTES objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimização Destes custos por viagem.
⇒ Conheça os 5 passos de modo a 1 Orçamento por viagens corporativas eficiente
Etapa 4: Definindo as regras da política do viagens corporativas
Presentemente qual você já sabe quais ESTES MODOS por viajantes, as características das viagens do seu negócio, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora do definir as regras.
Quais recursos serão usados pelo viajante corporativo?
Serviços pré-viagem, como a emissãeste do afoireos, sãeste reservados e pagos antes de que este colaborador embarque. Contudo Andam outras despesas, saiba como alimentaçãeste e táxi, realizadas em a viagem, de que não são pagas utilizando antecedência.
Neste caso, qual este recurso de que o viajante utilizará? Esta definição é sistema de gestão de viagens corporativas importante como impacta pelo fluxo por reembolsos e prestaçãeste do contas, e até mesmo no orçamento familiar de seus colaboradores.
Aqui estãeste várias pontos do atenção para se considerar ao definir este Genero de recurso disponibilizado ao seu colaborador:
• Recurso próprio do colaborador e este reembolso do despesas: O seu colaborador tem propriedade financeira de modo a arcar usando estas despesas e esperar até qual este ciclo do aprovações termine de modo a arrecadar este valor do volta?
Caso a sua intençãeste mesmo que trabalhar exclusivamente com o reembolso por despesas, recomendamos de que você repense. Em global, trabalhar unicamente utilizando este reembolso por despesas gera insatisfaçãeste nos colaboradores qual ficam utilizando este orçamento familiar comprometido.
• Adiantamento: Fornecer um adiantamento para a realizaçãeste DE despesas dos colaboradores evita o comprometimento por recursos próprios Destes viajantes, contudo exige 1 controle ainda Muito mais preciso A cerca de as despesas.
O recurso da empresa precisa ser justificado, assim sendo a prestação de contas é 1 processo importantíssimo. Para além disso, o meio pelo qual você cede os valores aos colaboradores aumentará ou diminuirá a segurança deste processo.
⇒ Você É possibilitado a entender Muito mais A respeito de meios de pagamento de adiantamentos neste artigo e A cerca de os riscos deste processo no artigo Adiantamento para despesas do viagens: como conter ESTES riscos?
• Cartão por crédito corporativo: Esta opçãeste para além por nãeste comprometer o salário do colaborador, nãeste compromete o caixa da tua empresa. O pagamento da fatura é programado e a previsibilidade por caixa é simplificada.
Pelo entanto, a conciliação de inúmeras faturas por cartãeste de empréstimo Pode vir a ser um desafio, tais como a validar as políticas em cada despesa. Portanto, procure por uma soluçãeste de que permita conciliar suas faturas usando a prestaçãeste por contas dos colaboradores, assim o processo se torna mais necessário e simplificado.
Defina regras de modo a cada Espécie do custo de viagem
Nas regras de despesas é essencial definir ESTES limites de maneira clara, levando em consideração as peculiaridades do seu Empreendimento.
Reembolsável ou não reembolsável?
Que Genero do despesas seu colaborador poderá pedir reembolso ou utilizar um Destes recursos cedidos através empresa para pagar? Esta é uma regra valiosa, como evita gastos desnecessários em a estadia.
Comumente as despesas com bebidas alcoólicas e guloseimas nãeste são reembolsáveis. Contudo Há outras possibilidades, saiba como as despesas por café da manhã, quando este hotel contratado possuir este serviço incluso na tarifa, por exemplo.
O nível por detalhamento desta Sentido dependerá do histórico Destes seus viajantes. No passado, ESTES gastos desnecessários em viagem foram relevantes?
Classes de despesas reembolsáveis
Para definir quais despesas serão englobadas em sua própria política por viagens, volte aos dados levantados no primeiro passo e faça perguntas tais como:
Quais as despesas Ainda mais comuns nas viagens de seus colaboradores? Quantos tempo em mé especialmentedia eles passam nos destinos? Os hoté especialmenteis reservados precisam ser pagos no balcão?
Já ESTES valores estipulados de modo a cada Género por despesa podem possibilitar ser definidos utilizando base na média histórica Destes seus viajantes e informações por mercado. Os benchmarks são recursos valiosos de modo a entender quanto companhias semelhantes à tua gastam nessas despesas.
Defina 1 teto de modo a as despesas, contudo nãeste restrinja AS SUAS opções usando restaurantes ou hospedagens obrigatórias. Ao ter autonomia orientada por limites do gastos, o viajante se sente mais responsável por suas escolhas e tende a aderir às políticas com mais facilidade.
Veja quaisquer pontos relevantes A cerca de os principais MODELOS de despesas em viagens corporativas:
• Alimentaçãeste: De modo a definir este valor máximo em refeições, leve em consideração o custo de alimentação em determinadas regiões, saiba como em metrópoles e cidades do interior. A diferença entre os 2 cenários é gigantesca, ter políticas diferentes poderá ajudar sua empresa a minimizar custos. De modo a isso, consulte este custo do refeições em sites tais como da Alelo e Sodexo, que fornecem uma méPOR DIA por valores por cidade;
• Transporte por aplicativo: Devido ao feição flutuante do valor das corridas, regras A cerca de categoria por veículo e horário DE corridas podem possibilitar ser Muito mais assertivas e dar mais controle. Estas políticas Ainda mais detalhadas podem vir a ser gerenciadas por meio do contas corporativas em aplicativos como Uber e 99 ou plataformas de modo a a gestãeste de múltiplos aplicativos de mobilidade urbana, qual permitem a comparação entre vários fornecedores.
O importante nesta Classe do despesas é determinar a preferência por transporte por aplicativo, evitando ao máximo o uso do táxi.
• Reembolso por km: Este valor reembolsado por km rodado deve ser definido levando em conta ao menos o custo por desgaste do veículo do colaborador e a gasolina gasta. Pelo artigo completo A respeito de despesas com quilometragem, explicamos saiba como construir o valor por km rodado. Clique aqui de modo a lê-lo na íntegra.
ServiçESTES de viagem
As políticas de modo a a contrataçãeste de serviçESTES de viagem englobam tanto este processo do solicitação, quanto limites por valores permitidos.
Apesar de cada serviçeste do viagem deter suas particularidades, regras por antecedência de modo a solicitação eram 1 ponto comum entre todos os MODOS do serviço, já de que em geral garantem melhores tarifas.
Este momento, com as incertezas da pandemia, a antecedência DE solicitações reduziu demasiado. Permitir a adquire por tarifas flexíveis, Têm a possibilidade de evitar perder este bilhete pelo caso por algum imprevisto.
Ainda Nesse caso podemos definir diversas políticas práticas de modo a garantir este controle de custos em viagens. Aprecie a seguir exemplos de políticas por aéreos e hospedagens:
Aé especialmentereos
Quando falamos em aéreos, nunca sempre este menor preçeste é O MAIS PROVEITOSO preçeste, então cuidado utilizando o presente Genero do política. Se este menor preço por aéreo for às 5h da manhã, você introduzirá por lado o natural-estar do colaborador? Ou ainda, o custo da hora Em excesso do viajante compensa o valor da passagem?
É importante se atentar aos seguintes tópicos:
• Sentido da classe por passagem permitida (econômica, executiva, etc);
• Valor máximo ou variação da tarifa selecionada em relaçãeste à menor tarifa disponível;
• Antecedência de solicitação (caso faça sentido);
• Horário Destes vôos selecionados;
• Cia afoirea por trecho (quando houverem acordos);
Hospedagem
Na Parcela de hospedagem, é importante verificar ESTES seguintes tópicos para a construção da política:
• Sentido do valor máximo da hospedagem – diferencie políticas de modo a capitais e interior, devido à diferença do custo nas localidades;
• Genero de quarto permitido – devido à pandemia, a maioria DE companhias nãeste exige Muito mais o compartilhamento por quartos, dando preferência aos quartos single;
• Seleção do hoté especialmenteis usando ou desprovido café da manhã – Uma recomendação é optar a todos os momentos por opções utilizando café, como as diferenças de tarifas costumam ser menores;
• Política do valor máximo da tarifa;
• Distância do compromisso – Saiba como orientaçãeste e não obrigatoriedade.
Caso sua própria empresa possua tratado usando fornecedores do serviçESTES, não deixe do especificá-los nas políticas e garantir qual estejam apresentados para a comparação usando outros fornecedores.
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Etapa 5: Sentido dos processos de solicitação, aprovação e prestaçãeste por contas
Como sabemos, a política de viagens funciona tais como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da tua empresa.
Descreva de maneira clara e objetiva pelo documento qual este procedimento para solicitar serviços e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitação do colaborador deverá passar. Um processo padronizado facilita a gestãeste Destes pedidos, a adquire e reserva do serviçESTES, para além por aumentar este controle sobre os custos.
Da mesma MANEIRA, descreva as regras para prestação do contas. Assim sendo, seus viajantes saberãeste tais como justificar seus gastos, usando Lindas as informações qual seu time financeiro precisa de modo a a comprovaçãeste fiscal DE despesas.
As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e este controle por prestaçãeste por contas via planilhas, nãeste sãeste nada eficientes à medida qual seu processo ganha escala. Por isso, considere adotar uma soluçãeste de modo a gestãeste por despesas e viagens corporativas.
Estas soluções permitem qual seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie este fluxo por solicitações e aprovações em 1 único lugar, evitando qual se percam entre seus e-mails.
Para além disso, viabilizam a validaçãeste DE políticas pelo instante da seleçãeste Destes serviços, minimizando os custos do viagens e potencializando o seu controle e gestão.
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Etapa 6: Segurança e bem-estar
Se há algo que a pandemia nos ensinou, foi a importância de ter orientações claras sobre como proceder caso ocorram imprevistos.
Este natural-manter-se do viajante precisa ser uma prioridade de modo a a tua empresa. Portanto, dedique uma sessão em sua própria política para descrever os procedimentos e contatos por emergência de modo a garantir de que seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.
⇒ Leia também: Duty of Care: este natural-manter-se do viajante nas viagens corporativas
Etapa 7: Comunicação da política de viagens corporativas
Actualmente que você construiu tua política, este engajamento Destes colaboradores dependerá de uma comunicação assertiva e abrangente do documento.
Aqui estãeste várias ideias de comunicaçãeste de modo a conscientização A cerca de a política do viagens da empresa:
• Campanha de e-mails de modo a todos os colaboradores;
• Resumo das políticas em formato de infográfico;
• Lembrete utilizando as políticas 1 dia antes DE viagens;
• Validação automática do políticas no software do gestão por viagens;
• Aceite das políticas pelo software por gestão do viagens.